간단한 구글 드라이브 사용법 하나 알려드리겠습니다. 구글 드라이브 공유 문서를 보다 편하게 관리할 수 팁이 있습니다. 외부 서비스를 이용하면 내 구글 드라이브의 파일 및 폴더에 대한 접근 권한을 손쉽게 관리할 수 있습니다.
구글 드라이브 공유 문서함을 열어 보신 분들을 잘 아실 것인데요. 공유 문서함에서 보면 내가 공유한 것 뿐만 아니라 남들이 공유한 것들 그리고 웹에 공개되어 있는 공유 파일(웹서핑하면서 다운로드한 구글 드라이브 공유 사진, 동영상, 프로그램 등) 까지도 목록으로 뜹니다.
한 마디로 구글 드라이브 공유 문서함은 쓰레기통 마냥 온갖 쓸모없는 것들로 복잡하단 얘기입니다. 심각할 정도로 복잡하진 않지만 모든 사용 내역이 기록되어 있는 것이 아니다 보니 내가 원하는 것만 딱 찾아내는 것은 불가능합니다.
구글 드라이브 공유 문서
구글 드라이브 공유 문서함을 열어 보는 이유는 아마도 내가 공유한 파일이 무엇이고, 누구에게 공유했는지 확인하기 위함일 것입니다. 하지만 원하는 정보는 결코 쉽에 찾을 수 없을 것입니다.
구글 드라이브뿐만 아니라 클라우드 서비스를 사용하다 보면 누구한테 어떤 파일 및 폴더를 공유했는지 확인해야 할 때가 있습니다.
A 폴더는 가족과 공유하고, B 폴더는 직장 동료들과 공유하고, C 폴더는 거래처와 공유해야 하는데 간혹 실수로 잘못 공유하는 일이 생기죠. 이렇게 잘못 공유된 것 같을 때만 구글 드라이브 공유 문서함을 열고 누구한테 어떤 파일을 공유했는지 확인합니다.
구글 드라이브 공유 문서 접근 권한 관리
구글 드라이브 공유 문서 중에 어떤 문서를 누구에게 공유했는지 확인하려면 모든 폴더 및 파일을 일일이 다 확인해야 합니다.
100개 문서 파일의 액세스 권한을 확인하려면 100개의 파일을 각각 선택해서 확인해야 합니다. 달리 다른 방법이 없습니다.
구글 드라이브를 오랜 기간 사용하며 공유해 왔다면 이 확인 작업이 쉽지 않다는 것을 잘 알고 있을 것입니다. 윈도우 파일 탐색기를 열고 C 드라이브의 폴더 및 파일의 사용 권한을 확인하는 것과 다르지 않습니다.
whohasaccess 서비스
whohasaccess 서비스를 이용하면 누구에게 어떤 파일들을 공유했는지 확인할 수 있습니다. 내 구글 드라이브 공유문서함 속 파일 더미들의 소유권자와 내 드라이브 파일 및 폴더의 접속 권한이 있는 사용자들을 한눈에 확인할 수 있습니다.
제공 기능
whohasaccess 서비스는 아래와 같은 작업을 수행할 수 있습니다.
- 구글 드라이브 파일 및 폴더 공유 옵션 분석
- 공유 폴더 및 파일 접속 권한 사용자 확인
- 특정 사용자에 대한 구글 드라이브 접속 권한 삭제
공유 문서 확인 및 접속 권한 관리
- whohasaccess 사이트에 방문합니다.
- 페이지 중단 부근에 위치한 Scan my Google Drive now를 누릅니다.
- 로그인 중인 Google 계정을 선택하거나, 다른 계정으로 로그인합니다.
- 구글 계정 액세스 ‘허용’을 누릅니다.
- 구글 드라이브 스캔 및 분석이 완료될 때까지 기다립니다.
- 스캔과 분석을 마치면 리포트 페이지가 열릴 것입니다.
- Filters를 선택합니다.
- 모든 파일 및 폴더 표시
- 관리 권한이 있는 파일 및 폴더만 표시
- 내 소유의 파일 및 폴더만 표시
필터를 선택하면 해당되는 내용만 추려서 살펴볼 수 있습니다. 관리 권한이 있는 파일 또는 내 소유의 파일을 선택하면 해당 사항이 있는 사용자 목록만 표시됩니다.
그중 특정 사용자 계정을 선택하면 폴더 또는 개별 파일에 대한 접속 권한을 확인할 수 있습니다. Access to 3 folders and 30 individual files 형식으로 표시되며, 폴더와 파일 이름이 표시됩니다.
만약 부여한 권한을 취소하고 싶다면 공유 파일 목록 아래의 붉은색 액세스 권한 취소 버튼을 눌러주면 됩니다. 더 이상 웹법사가 내 구글 드라이브의 폴더 및 파일에 접근하는 것을 원치 않는다면 ‘Revoke 웹법사 access’를 눌러주면 됩니다.
액세스 권한 삭제
구글 드라이브의 공유 폴더 및 파일 내역을 확인했고, 접속 권한 처리를 마쳤다면 리포트 페이지 하단의 붉은색 보고서 데이터 삭제 버튼을 눌러 줍니다. 삭제 버튼을 누르면 보고서 데이터가 삭제되며, 내 구글 드라이브에 대한 whohasaccess 사이트의 액세스 권한도 함께 삭제됩니다.
만약 깜박 잊고 리포트 페이지를 닫았다면 다시 스캔을 진행한 후 delete 버튼을 눌러주면 됩니다. 아니면 구글 계정 관리로 진입하여 계정 액세스 권한이 있는 서드 파티 앱에서 whohasaccess를 직접 삭제해 줘도 됩니다.
whohasaccess 사이트는 구글 계정 연동 로그인 후 무료로 이용할 수 있습니다.
애당초 구글 드라이브를 사용할 때 폴더를 잘 분류하고 공유했더라면 공유문서함을 뒤질 일도 없고, 이런 서비스를 이용할 일도 없습니다. 지금부터라도 구글 드라이브의 공유 파일 및 폴더를 잘 분류하고 정리하여 관리하시기 바랍니다. 끝~